• Les résultats du baromètre social des deux dernières années montraient une faible adhésion et surtout une méconnaissance de la stratégie, ce qui laissait supposer de potentielles difficultés d’engagement et d’appropriation des enjeux.
• Les nombreuses innovations managériales initiées depuis 2014, que ce soit au niveau national ou régional (telles que la plateforme de remontée d’idées « Innov’action », le Lab Pôle Emploi ou encore la démarche « nouveau pari par la confiance » qui a permis de donner à une vingtaine d’agence une carte blanche pour revoir l’offre de service ou l’organisation de l’agence, au bénéfice des usagers) ont démontré les bénéfices des démarches d’implication des collaborateurs, aussi bien pour l’entreprise, les collaborateurs et les usagers.

Soucieux de préserver cette dynamique et de lui donner plus d’ampleur, les dirigeants ont souhaité tenter l’aventure et prendre le risque d’impliquer l’ensemble des managers et des collaborateurs ainsi que des usagers dans la construction de la stratégie d’entreprise de manière à bénéficier de leurs constats et de leurs idées pour faire évoluer l’offre de services et certains modes de fonctionnement.

Présentation :

La co-construction du projet stratégique s’est déroulée en 3 principales étapes sur une durée de 6 mois.

• Étape 1 : Cadrage des thèmes stratégiques par l’encadrement (2 mois)

Les dirigeants et managers du siège et des régions (y compris des managers en agence) ont été réunis en groupes de 15 personnes pour participer à 6 groupes de travail thématiques (« La nouvelle étape de la révolution digitale », « Un accompagnement adapté pour tous les demandeurs d’emploi », « Les conseillers de demain »…) afin d’analyser l’existant, de bénéficier de témoignages sur des bonnes pratiques internes et d’apports d’intervenants extérieurs dans le but d’émettre des préconisations d’évolution.

Tous ces échanges ont fait l’objet de synthèses qui ont par la suite été soumises au Comité de Direction Générale.

Après avoir pris connaissance de ces suggestions, les membres du Comité de Direction Générale ont sélectionné deux à trois pistes d’évolution par thème à soumettre à concertation à l’ensemble des collaborateurs ainsi qu’aux usagers (demandeurs d’emploi et entreprises).

• Étape 2 : Concertation de tous les collaborateurs et des usagers (2 mois)

Les pistes d’évolution ont été renseignées au sein d’une plateforme co-développée avec la société Cap Collectif. Les collaborateurs, ainsi que les usagers, ont ainsi pu avoir accès, pour chacune des pistes, à l’objectif recherché, à l’argumentation et aux moyens requis.

Les collaborateurs ont eu la possibilité de s’exprimer sur les pistes d’évolution proposées de deux manières :

• A titre individuel:

Chaque collaborateur a pu exprimer son point de vue sur les pistes d’évolution de son choix en répondant à la question posée « Qu’en pensez-vous ? » par « d’accord », « mitigé » ou « pas d’accord ». Ceux qui l’ont souhaité ont eu la possibilité de formuler un commentaire pour expliquer leur sélection et proposer de nouvelles pistes d’évolution.

• A titre collectif.

En parallèle de la concertation individuelle, Pôle Emploi a organisé 4.500 ateliers d’une demi-journée, au sein du siège et des régions, afin d’échanger de manière plus collaborative sur les propositions faites et de proposer de nouvelles pistes le cas échéant. Les avis et suggestions exprimés lors de ces ateliers ont été renseignés dans la plateforme selon le même procédé que les expressions individuelles.

Tous les avis, les commentaires et les suggestions de nouvelles pistes ont été actualisés en temps réel sur la plateforme pour que chacun puisse en avoir connaissance et s’en inspirer.

In fine, la moitié des collaborateurs et 5000 usagers ont participé à cette grande concertation.

• Étape 3 : Sélection et communication des pistes (2 mois)

Toutes les informations ont été analysées et synthétisées conjointement par la direction générale et les équipes régionales en charge de la stratégie. Certaines pistes nouvelles suggérées par des collaborateurs ont été intégrées dans les propositions finales. C’est le cas, par exemple de la proposition de refonte du premier entretien avec le demandeur d’emploi, pour passer de 45 minutes de diagnostic à deux demi-journées d’échanges approfondis sur la situation et les besoins du demandeur d’emploi.

Les synthèses ont été intégrées sur la plateforme pour chaque piste avec les décisions des groupes de travail (« retenue » ou « revue »), assorties de commentaires expliquant les choix et les adaptations apportées aux pistes initiales en fonction des remarques faites par les collaborateurs et les usagers.

Exemple de présentation des résultats d’une piste d’évolution

Les résultats, ainsi que les argumentaires, ont été communiqués à l’ensemble des collaborateurs lors d’une journée nationale. Les pistes d’évolutions définitives ont été intégrées dans aux négociations de la convention tripartite entre l’État, Pôle Emploi et les partenaires sociaux.

Le projet stratégique de Pôle emploi fait aujourd’hui le lien avec les propositions retenues et issues de la concertation, à travers la citation des contributions des collaborateurs ou des usagers.

Bénéfices :

50% des salariés de Pôle Emploi ont participé à la co-construction du projet stratégique, 90% d’entre eux se sont déclarés satisfaits de la démarche.

La sollicitation des collaborateurs et des usagers a permis à la direction générale, non seulement, d’avoir un feedback sur les propositions de pistes d’évolution et de les adapter au regard des remarques, mais aussi de bénéficier d’idées auxquelles elle n’avait pas pensé, qui ont été intégrées dans le projet de convention tripartite. On imagine très aisément la fierté qu’on pu ressentir les collaborateurs qui se sont engagés dans ce projet.

Permettre aux collaborateurs de pouvoir accéder en temps réel à chaque étape de la concertation aux commentaires et propositions de tous et rendre lisible le processus de décision, a eu impact fort sur le sentiment d’authenticité en interne.

Solliciter tous les collaborateurs de Pôle Emploi a renforcé la confiance et insufflé une nouvelle dynamique en démontrant l’intérêt et l’utilité de travailler en réelle collaboration.

Aujourd’hui, Pôle emploi poursuit cette expérience, avec une démarche engagée il y a quelques mois intitulée « Performance par la confiance ». Elle consiste à autoriser les agences ou les services supports volontaires à expérimenter de nouvelles formes de collaboration et de fonctionnement centrés sur la prise d’initiative et la responsabilisation. Certains mettent ainsi en place des pratiques nouvelles, telles que, par exemple, la gouvernance partagée ou le recrutement des managers par les collaborateurs.

Source : https://www.linkedin.com/in/francis-boyer-7ab32919/