La facilitation commence dés la définition du besoin, qui arrive généralement en phase commerciale. Pour cela, j’utilise un canevas que j’ai construit en m’inspirant du Event Model Generation. Je propose aux prospects de le compléter en utilisant des post-its réels ou virtuels lorsque je suis en visio. Mon rôle est alors de faciliter ce travail. Ainsi, ils expérimentent mon style et moi je récolte des informations utiles pour préparer ma proposition ou mon atelier.

Ce que j’ai constaté, en l’ayant pratiqué de nombreuses fois, est qu’avec le prospect, nous rentrons dans un processus de collaboration, presque de co-construction. La relation ainsi créée est d’une toute autre qualité que celle que l’on connait généralement entre client et fournisseur. Ce processus m’a été inspiré par celui que Jean-François Barrand a mis en œuvre à Airbus et que j’ai utilisé de nombreuses fois.

Intension et rythme dans le design

Je ne m’étendrais pas beaucoup sur le design qui est très personnel. Je préciserai seulement 2 choses. La première est que chaque séquence doit avoir une intention claire et un résultat à atteindre, même les icebreakers. La seconde est que le rythme est différent en présentiel et en distanciel. En distanciel, je réalise des séquences plus courtes et je fais un peu plus de petits energizers qu’en présentiel, des energizers qui permettent de sortir de l’écran, de se lever, de bouger, en fait, de faire appel au corps qui est moins sollicité qu’en présentiel.

Pré-embarquement

Un point important pour moi est d’embarquer les participants le plus tôt possible. Qu’y a-t-il de plus motivant pour un facilitateur que de commencer un atelier avec des participants déjà connectés aux sujets et prêts à les explorer ?

Pour ce faire, je leur envoie plusieurs messages avant le jour J, des messages d’invitation à participer à l’atelier. J’y précise le pourquoi de l’atelier, les principes, les aspects logistique, ainsi que les règles de fonctionnement. J’envoie entre 2 et 3 messages, le dernier étant envoyé la veille de l’atelier ou le jour même si l’atelier est de moins d’une journée.

Souvent, dans le premier message, je propose en plus aux participants de m’envoyer un document qui les « présente comme ils auraient toujours voulu se présenter » et sous la forme qu’ils souhaitent : audio, photo, vidéo, texte, dessin, … Je donne ensuite accès à tous au répertoire contenant ces œuvres.

Les personnes qui ont réalisé cet exercice m’ont rapporté plusieurs effets. Le premier est qu’il leur « donne le droit » de sortir du cadre et d’être créatif. Le second est qu’ils découvrent les autres participants de façon plus authentique et ils pensent ainsi créer plus rapidement des liens entre eux.

Embarquement immédiat

Dès le démarrage de l’atelier, il est essentiel de créer un groupe apprenant. Pour cela, j’utilise une technique inspirée de celles proposées par Jon Berghoff qui fonctionne extrêmement bien. Il s’agit en deux mots, de questions individuelles et de partages en petits groupes puis en plénière. Après cette inclusion, les participants disent se sentir connectés au sujet et connectés entre eux, même s’ils ne se connaissaient pas avant. La suite de l’atelier est alors d’une toute autre qualité que lorsque je ne prends pas le temps de le faire.

Depuis quelques temps, je propose une inclusion qui fait appel au cœur au moins autant qu’à la tête. Et si je peux à la tête, au corps et au cœur. Cette inclusion peut aller assez loin avec, par exemple, le partage d’une courte histoire liée au sujet, où le cœur est fortement présent avec de belles émotions. Cette évolution m’a été inspirée par mes coéquipiers d’Open Opale. Les résultats sont surprenants. L’énergie créée est à la fois plus puissante et « plus sereine, plus douce » (je ne sais pas l’exprimer autrement ;-).

Ecouter ce qui émerge et oser s’adapter

Lors de l’atelier, la facilitation s’appuie certes sur le design mais aussi sur le lien créé entre le groupe apprenant et le facilitateur. Pour moi, la qualité de ce lien est fonction de la qualité d’écoute du facilitateur. Et cette écoute n’est de qualité que si le facilitateur est centré sur l’ensemble du système et non pas uniquement sur lui-même ou sur les participants. Il doit être à l’écoute de se qui se passe dans le groupe autant que de ce qui se passe en lui. Il doit aussi être à l’écoute de se qui se passe autour du groupe. Et de tout cela, il doit faire quelque chose. Et ce quelque chose peut être d’adapter sa posture voir même d’adapter le design de l’atelier à ce qui émerge du groupe.

Lors d’un atelier d’une journée avec des RH, je me suis rendu compte que la séquence construite autour de l’exercice « What I Need From You » de Liberating Structures donnait des résultats qui méritaient d’être exploités plus profondément. J’ai donc revu « en live » le design de l’atelier afin de répondre à ce qui émergeait. Dernièrement, j’ai été amené à coanimer 3 jours d’ateliers pour un groupe polonais. A la fin de chaque journée, nous avons adapté le design de la journée suivante en fonction de ce qui avait émergé le jour même.

La déclusion est de la facilitation

Je considère la déclusion comme un moment pour les participants peut être plus que pour moi, facilitateur. Je ne dis pas que leurs feedbacks ne sont pas importants mais je pense que ce moment fait partie de l’atelier à part entière et doit donc être un moment pour eux. Dans la déclusion, je fais aussi appel au cœur autant qu’à la tête. Et j’oriente la déclusion vers eux, un peu comme une rétrospective. Je pratique aussi le « perfection game » qui permet d’avoir des feedforwards (options d’améliorations) plutôt que des feedbacks. Et à priori, tout cela fonctionne bien.