La croissance des réunions en ligne, y compris des ateliers, a conduit de nombreuses personnes à s’interroger sur le rôle des animateurs professionnels dans les réunions à distance. Est-il préférable de faire appel à un animateur interne ou les compétences des animateurs professionnels externes sont-elles devenues encore plus importantes ?

Nous examinons ci-dessous les avantages et les inconvénients de chacune de ces solutions, qui ont toutes deux leurs points forts. Nous offrons des services de facilitation professionnels à nos clients, mais nous reconnaissons également que, dans certains cas, un facilitateur interne peut être préféré, et nous pensons qu’il est important que les organisations comprennent pleinement les avantages respectifs de chaque approche avant de prendre une décision.

Facilitateurs internes

Les facilitateurs internes présentent plusieurs avantages uniques qui sont parfois mis en avant lorsque les organisations préparent des ateliers d’équipe.

Connaissance approfondie de l’intérieur. Les initiés connaissent bien les questions à discuter, les informations de base et toutes les relations importantes à prendre en compte. Cela peut être important dans certaines situations, lorsque la complexité du contexte ou les connaissances institutionnelles nécessaires sont élevées.
Appropriation. Ils seront impliqués dans le projet jusqu’à son succès ou son échec. Un facilitateur interne sera présent pour être témoin des conséquences finales de l’atelier – qu’elles soient positives ou négatives. Cela signifie probablement qu’ils ont un sentiment d’appropriation du processus global (étant entendu qu’ils ne seront pas personnellement responsables de la décision spécifique prise lors de l’atelier).
Coût. Un animateur interne est susceptible d’être disponible pour un coût supplémentaire nul ou faible par rapport aux frais de recrutement d’un animateur professionnel externe.
Rapidité. Il peut être plus rapide de trouver quelqu’un en interne et de le mettre au courant. Cela dit, les facilitateurs externes peuvent également agir très rapidement.
La confiance. Selon la personne choisie, elle peut être en mesure d’instaurer plus rapidement la confiance avec les participants à l’atelier, compte tenu de son ancienneté et de ses antécédents au sein de l’entreprise.

Facilitateurs externes

Les facilitateurs externes font ce travail à plein temps et apportent généralement une expérience approfondie de l’élaboration et de la gestion d’ateliers, y compris la gestion des diverses questions qui se posent, et disposent d’un large éventail d’outils de facilitation à utiliser.

Neutralité. Le facilitateur externe apportera une perspective impartiale et désintéressée. Il ne s’engagera pas à l’avance en faveur de diverses propositions de projets ou orientations stratégiques, ce qui lui permettra de jouer le rôle d’intermédiaire honnête.
Une perspective nouvelle. En abordant les questions avec un regard neuf, le facilitateur externe peut voir certains problèmes qui ne sont pas aussi évidents pour ceux qui sont plus proches du projet. Il a la liberté de poser les questions « stupides ».
Libère le sponsor pour qu’il s’engage dans l’atelier. Le sponsor du projet, qui est souvent le PDG, peut travailler avec le facilitateur à la planification et à la définition des objectifs, mais il peut ensuite participer pleinement en ayant la certitude que le processus se déroulera de manière appropriée.
Être prêt à remettre en question les hypothèses. Ne faisant pas partie de la structure d’autorité interne, et compte tenu de son rôle explicite de facilitateur, le facilitateur externe a la liberté de remettre en question les hypothèses et de poser des questions difficiles, y compris celles qui s’adressent aux personnes les plus haut placées dans la salle.
Gérer les personnalités. Le fait d’être en dehors de la structure d’autorité de l’organisation donne également au facilitateur externe une voie plus facile pour gérer les comportements ou les personnalités difficiles pendant l’atelier. Il est probable qu’il aura l’expérience de la gestion de ce type de problèmes et sera donc mieux placé, d’un point de vue expérimental, pour gérer ces difficultés au fur et à mesure qu’elles apparaissent.
Une meilleure conception du programme. L’expérience professionnelle dans la préparation d’ateliers pour gagner sa vie est susceptible de produire une meilleure conception de l’ordre du jour basée sur l’expérience acquise et les meilleures pratiques.
Expérience professionnelle en matière de facilitation. L’expérience professionnelle et les boîtes à outils dépasseront probablement celles d’un animateur interne, même expérimenté. Un animateur professionnel travaille en permanence à l’élaboration de déclarations d’entreprise, de stratégies et d’ateliers connexes et aura l’expérience de la plupart des questions difficiles qui se posent. Sa connaissance détaillée du processus de planification et d’organisation des ateliers sera un avantage considérable, tout comme son orientation vers les objectifs et son désir de finaliser les résultats de l’atelier de la manière la plus utile pour l’organisation.

Objectif. L’animateur externe considère son rôle comme un engagement professionnel autonome et consacrera le temps nécessaire à la réalisation des objectifs. Un animateur interne, même s’il est très compétent, est susceptible d’avoir des priorités concurrentes et de ne pas pouvoir consacrer autant de temps au projet.
Indépendamment du choix d’un facilitateur interne ou externe, il faudra toujours que les objectifs soient clairs, que la préparation soit approfondie et que les bonnes personnes, avec les bonnes informations en main, soient réunies dans la salle (ou la salle virtuelle) pour que les ateliers soient une réussite et profitent à l’organisation.

Points essentiels à retenir

Les animateurs internes et externes ont tous deux leurs avantages, qui doivent être compris dans le cadre de la planification de l’atelier.
Les animateurs internes seront en mesure d’utiliser leur connaissance de l’entreprise pour se mettre rapidement au diapason et gérer les différents problèmes. Ils n’auront que peu ou pas de frais supplémentaires et pourront bénéficier de la confiance des participants à l’atelier dès le départ.
Les animateurs externes apportent une perspective neutre et regardent les problèmes avec un œil neuf, ce qui leur permet de voir des choses moins évidentes pour les initiés. En tant que personne extérieure, ils ont la liberté de remettre en question les hypothèses, y compris celles des hauts dirigeants, et gèrent plus facilement les personnalités lorsque des problèmes apparaissent. Leur expérience professionnelle se traduira probablement par une meilleure conception de l’ordre du jour et une expérience plus homogène, en raison de leur expérience spécifique de ce type de valeur.

Source : https://www.linkedin.com/pulse/how-external-facilitators-elevate-your-workshop-corporate-purpose/