6 rôles et 4 maximes pour une réunion impactante !
15H30, vous sortez d’une réunion d’équipe projet. Vous attendiez des décisions concrètes et un engagement précis sur des actions,vous aviez bien préparé votre réunion !
- objectifs et livrables clairs
- participants réellement concernés par le sujet
- ODJ partagé en amont
- durée correcte
Vous avez suivi votre ODJ, tenu les délais, essayé de donner du rythme…
Mais voilà, votre relevé de décision est un peu atone, vous avez l’impression que vos débats ont accouché d’une souris. Les actions à mettre en œuvre ne sont pas très concrètes ou vous ne sentez pas un engagement fort des membres de l’équipe.
Il est vrai qu’à un moment les débats se sont un peu éternisés, du coup certains ont regardé leurs mails, une personne a monopolisé la parole pendant 10 minutes et vous n’avez pas entendu la voix d’un des participants.
C’est un peu caricatural peut-être ? ça ne vous rappelle rien ?
Non ? Super alors on vous invite à partager en commentaire vos bonnes pratiques !
Si ? Alors on vous invite à analyser ce qui se passe au niveau du processus de votre réunion et lors de votre prochaine réunion d’équipe de tester un processus délégué* (méthode issue des travaux d’Alain Cardon, MCC)
Ce processus est particulièrement adapté aux réunions d’équipe ou réunions de projet (à partir de 5 personnes) récurrentes axées sur la prise de décisions et l’élaboration d’un plan d’action.
Le principe ?
Cette méthodologie propose de répartir sur les participants les rôles clés habituellement assumés par l’animateur de la réunion (le pilote du projet, le manager..).
Comment?
En début de réunion distribuez les rôles : pour cela vous pouvez tirer au sort ( vous pouvez faire tirer des cartes symbolisant les rôles) ou sur la base du volontariat. Veillez à ce que ces rôles tournent régulièrement lors de vos réunions.
Les 6 rôles :
1. Le modérateur ou facilitateur : ce rôle énonce les maximes et veille à leur respect. Il s’assure de l’implication de tous les participants, veille à ce que tous les participants s’expriment de façon bienveillante et constructive. Il donne la parole à ceux qui ne sont pas exprimés. Il est vigilant au respect des temps de parole et aux interruptions. Si besoin, il recentre les débats sur l’ordre du jour.
2. Le pousse décision : ce rôle a pour objectif de provoquer et d’acter les décisions prises par l’équipe, le pousse-décision est attentif à ce que les décisions soient prises, il a un rôle d’alerte.
Exemple d’intervention « Attention sur ce point la décision n’est pas claire » « Et si on prenait une décision ? »
3. Le rapporteur : ce rôle formalise et synthétise ce qui a été acté, il est chargé du compte rendu écrit de la réunion. Il formalise les points clés, les risques, les décisions.
4. Le gardien du temps : Ce rôle surveille le temps qui passe et informe les autres à intervalle régulier le temps passé et le temps restant.
Exemple d’intervention :
« Il nous reste 10 minutes sur ce point à l’ordre du jour »
« Il est temps de passer au point suivant »
5. Le régulateur : ce rôle est très intéressant pour permettre à l’équipe de progresser et gagner en efficacité lors des réunions suivantes. Le régulateur partage son ressenti à la fin de la séance (ou pendant celle-ci si nécessaire) sur le fonctionnement de l’équipe, l’implication des membres. Ce rôle nécessite une posture bienveillante et constructive, une connaissance de la technique des feed-back
Exemple d’intervention :
« Dans cette réunion j’ai remarqué tel point (positif)… »
« Cette réunion aurait gagné en efficacité si…
6. Les contributeurs : Tous ! Les participants produisent du contenu dans le respect des maximes et participent avec pour certains une fonction déléguée en plus.
Les 4 Maximes :
IMPACT : veiller à employer le minimum de mots possible pour exprimer ses idées, aller droit au but
QUALITÉ : veiller à employer les mots les plus justes possible pour exprimer ses idées
BIENVEILLANCE : veiller à accueillir une idée différente sans juger, être ouvert
RESPECT : respecter le temps de parole de l’autre, ne pas l’interrompre
Quels sont les bénéfices de la réunion en processus délégué ?
👉 Favorise l’implication et la co-responsabilité des participants
👉 Remobilise les membres d’une équipe sur un sujet
👉 Améliore l’autonomie des participants
👉 Modifie durablement la conduite de réunion
👉 Améliore la « performance » de la réunion et le bien-être des participants
👉 Permet d’expérimenter un autre mode de fonctionnement et d’améliorer les relations interpersonnelles
👉Favorise la prise de décisions concrète en réunion et le qui fait quoi
A vous de jouer ! Et n’hésitez pas à nous partager votre expérience ou nous contacter si vous souhaitez en savoir plus