Le terme « réunion hybride » ne décrit pas adéquatement le manque inhérent de symétrie qui se produit lorsqu’une conversation a lieu avec certaines personnes réunies en personne et d’autres à distance. Nous préférons le terme « réunion asymétrique », qui décrit plus précisément le déséquilibre qui se produit presque toujours lorsque nous organisons une réunion avec des participants à distance et en personne. Et que cela vous plaise ou non, les réunions asymétriques sont en passe de devenir la nouvelle norme.
Quels que soient les efforts que nous déployons pour créer un terrain de jeu égal pour tous les participants, nos efforts restent souvent vains, les avantages allant généralement aux participants présents dans la salle. Bien qu’il soit presque impossible de créer une expérience véritablement symétrique pour tous les participants, ceux d’entre nous qui planifient et dirigent de telles réunions peuvent et doivent faire un meilleur travail pour créer la parité en impliquant, engageant, écoutant et attirant tous les participants, indépendamment du lieu.

Voici quelques conseils que nous avons développés au fil des ans pour garantir une réunion asymétrique plus équitable, plus satisfaisante et plus productive, qui engage et récompense toutes les personnes assises autour de la table virtuelle.

1. Évitez-les si vous le pouvez. Demandez-vous s’il est vraiment nécessaire que les personnes qui travaillent au bureau se réunissent dans une seule pièce pour la réunion, tandis que les autres s’y joignent de loin. Parfois, il est vraiment crucial de procéder ainsi, mais d’après notre expérience, ces moments sont relativement rares. Une exception : Si la grande majorité des participants sont en mesure de se réunir dans une même pièce, et que seuls quelques-uns se joignent à distance, une réunion asymétrique peut avoir du sens. En revanche, si tout le monde venait au bureau, votre réunion serait symétrique.
2. Concevez par défaut pour la distance. Plutôt que de vous demander comment vous allez intégrer les participants distants dans la conversation, inversez votre façon de penser en concevant la réunion en pensant aux participants distants, puis déterminez la meilleure façon d’intégrer ces derniers dans la salle. De cette façon, les participants à distance ont plus de chances d’être au centre de la conversation, plutôt que d’être considérés comme des éléments secondaires.
3. Désignez une personne empathique qui peut agir en tant que défenseur, ou tuteur, pour tous les participants à distance. Cette personne veillera à ce que la conversation soit équilibrée entre les personnes situées à tous les endroits en rappelant aux personnes présentes dans la salle, par exemple, d’appeler les participants à distance en premier, de se placer de manière à être entendus de tous, de parler à la caméra, de s’abstenir d’avoir des conversations secondaires, de ne pas faire de bruits de nourriture, de vérifier périodiquement le son, de respecter les normes de la réunion et de s’assurer que les personnes reviennent de la pause à l’heure. En bref, cette personne crée une conscience constante des personnes qui se joignent de loin.
4. Créez un pont. Pour chaque endroit où il y a au moins quelques personnes qui se réunissent, demandez à quelqu’un de servir de « pont » entre ces personnes et l’ensemble du groupe. Par exemple, cette personne peut demander au petit groupe des réponses ou des idées, demander du temps pour que le groupe puisse s’exprimer et s’assurer que toutes les voix de la salle sont entendues, et être la voix de l’interaction avec la salle principale.
5. Assurez-vous que toutes les personnes présentes dans la salle sont visibles par les participants à distance, et vice-versa. Cela signifie que tous les participants autour de la table peuvent être vus par vidéo, que ce soit à partir d’une caméra dans leur propre appareil ou d’une caméra dans la salle. De même, les participants distants doivent être visibles par ceux qui se trouvent dans la salle. Nous recommandons vivement que les personnes de tous les lieux se mettent d’accord sur une norme relative à l’utilisation de la vidéo, et que chacun la suive systématiquement, sauf circonstances atténuantes. Même lorsque tous les participants sont à distance, l’utilisation de la vidéo par certains seulement crée une sorte de déséquilibre, qui peut être exacerbé lorsque seules certaines personnes sont à distance.
6. Donnez du repos aux participants distants. S’il s’agit d’une longue réunion (plus de deux heures, par exemple), demandez-vous si vous avez besoin que les participants distants soient présents pendant toute la réunion, ou seulement à des intervalles critiques. Il peut être épuisant d’être cette personne éloignée qui se bat pour entendre et être entendue alors que la plupart des autres personnes sont dans la salle. Faites-leur savoir quand et où leur présence est la plus nécessaire, et donnez-leur la possibilité de partir et de revenir à d’autres moments.
7. Répartissez les groupes en petits groupes par lieu. Si vous prévoyez d’utiliser des groupes de discussion, envisagez de demander aux participants distants de former leurs propres groupes, tandis que ceux qui sont dans la salle forment d’autres groupes, et de réunir tout le monde pour un débriefing à la fin. Nous avons constaté que les groupes de discussion fonctionnent bien lorsque les participants présents et distants sont mélangés, mais nous trouvons que les séparer est plus satisfaisant et moins laborieux, en général.
   

Lorsque la plupart d’entre nous ont participé à des réunions entièrement virtuelles pendant le COVID, la planification et le déroulement des réunions étaient beaucoup plus faciles. Tout le monde était assis autour d’une grande table virtuelle, capable de voir et d’entendre tout le monde, et tout le monde pouvait être vu et entendu par tous les autres. En bref, nos réunions étaient devenues symétriques, même si elles étaient à distance. Avec le retour des gens au bureau, le terrain est sur le point de bouger à nouveau, et il est dans notre intérêt à tous de maintenir cette symétrie par tous les moyens possibles, ce qui évitera les frustrations et l’inefficacité, et surtout, maintiendra une culture d’inclusion et de respect mutuel.

Source : https://www.linkedin.com/pulse/making-asymmetrical-meetings-work-everyone-nancy-settle-murphy/