Pour la plupart d’entre nous, cela fait maintenant près d’un an que nous pratiquons largement le travail à domicile. Au cours de cette période, j’ai vécu des expériences où, en tant que manager, enseignant ou consultant interne, j’ai dû animer des ateliers virtuels. J’ai eu du mal à obtenir les mêmes résultats productifs qu’auparavant. J’ai voulu partager avec vous mes deux cents d’apprentissage et avoir l’occasion d’en tirer votre expérience personnelle.

Un atelier virtuel ne consiste pas seulement à « envoyer une invitation à une équipe/zoom/webex, laisser les gens se joindre et discuter ».

Comme je le faisais avec l’atelier physique, beaucoup de préparation doit être mise en place. Les éléments suivants semblent être de la plus haute importance pour maintenir la productivité à un niveau acceptable.

Logistique

Ne sous-estimez surtout pas l’aspect technique,

• D’abord, il faut être entendu ! 😊 Votre micro produit-il un son suffisamment bon (j’ai découvert que certains que j’avais à la maison sont vraiment mauvais, et pas toujours les moins chers). Et il est difficile de le savoir vraiment si vous n’avez pas de retour. Ce que j’ai fait, c’est de m’enregistrer pendant quelques secondes pour vérifier lequel était le meilleur.
• Ensuite, vous avez besoin d’un certain « espace écran » pour travailler. Un écran externe est un outil très utile. J’ai acheté le mien ~50$, bien souvent il peut être fourni par votre employeur. J’ai découvert que vous pouvez également utiliser un autre PC Windows comme écran distant (par exemple si vous en avez un pour le travail et un autre personnel), très utile.
• Il faut aussi une préparation supplémentaire pour s’assurer que vous partagez l’animation avec vos collègues (par exemple : l’un dirige la discussion, l’autre « toilette » les post-IT en regroupant les idées, etc.) et préparer des scénarios de secours. Dans un atelier physique, vous pouvez vous éloigner du groupe quelques secondes et avoir une discussion rapide pour adapter l’animation si nécessaire. Dans un environnement virtuel, si vous entamez une discussion parallèle en tête-à-tête avec votre co-animateur, c’est un canal virtuel de plus à gérer et cela commence à devenir très difficile à suivre (à moins d’être une star du multitâche et d’avoir 10 écrans disponibles !)
• Faciliter au maximum l’expérience virtuelle (la taille des polices est un bon exemple – la plupart des gens participeront sur de petits ordinateurs portables, voire sur des appareils mobiles !) J’ai travaillé sur un modèle Powerpoint pour préparer les post-it virtuels afin de m’assurer qu’ils sont correctement « dimensionnés » avec une police lisible une fois que nous aurons regroupé les idées. Cela peut paraître futile, mais cela permet de gagner beaucoup de temps pour discuter du vrai sujet. Vous pouvez également adapter l’outil aux besoins de l’atelier. Parfois, un PowerPoint partagé fait l’affaire, parfois vous avez besoin d’un WIKI collaboratif plus simple, parfois juste un tableau blanc, parfois un tableau mural/jamboard/miro/klaxoon/iobeya plus avancé…
• Je ne m’étendrai pas sur les autres conseils qui ont été largement partagés sur l’aménagement du bureau, l’environnement calme, les éclairages, etc.

Dynamique d’équipe

• La plupart des outils de tableau blanc collaboratifs sont en temps réel, ce qui est formidable mais peut aussi nuire à la créativité. Dans un brainstorming « normal », je demande aux gens de préparer leurs idées sur des post-it, puis nous utilisons une sorte de technique d’animation (round-robin, etc.) pour partager le résultat. L’objectif est que chaque participant pense librement, sans être influencé par les autres (surtout lorsqu’il y a des experts ou des managers dans la salle (virtuelle). Ainsi, j’ai parfois utilisé un simple PowerPoint (partagé) pour que les personnes puissent préparer leurs propres « post-it virtuels » sur leur PC et ensuite les copier-coller sur le Powerpoint partagé.
• Trouvez un moyen d’obtenir les réactions des gens en temps réel. Dans une réunion physique, vous pouvez voir comment les gens réagissent en regardant leur visage. Aujourd’hui, même avec des webcams, il peut être difficile de voir et de comprendre les signes non verbaux. Il n’existe pas de solution parfaite à ce problème. Une solution que j’ai utilisée consiste à faire apparaître régulièrement des questionnaires dans le chat (vous pouvez le faire dans la plupart des outils) : « Que pensez-vous de ce qui a été présenté ? », « Comment est votre humeur ? », « Avez-vous compris ce que j’ai présenté ? », « Êtes-vous d’accord ? ». Pour être efficace, vous avez besoin d’un collègue pour préparer les questions et lancer le questionnaire dans le chat, mais j’ai trouvé que c’était un excellent outil pour saisir une partie du feedback que nous perdons avec les réunions virtuelles.
• Les sous-canaux ou petits groupes sont également proposés par quelques outils aujourd’hui (webex, teams…) afin que vous puissiez diviser vos coéquipiers en différents groupes de travail facilement. Je l’ai également utilisé, mais encore une fois, comme c’est virtuel, il est beaucoup plus épuisant de passer par différents groupes pour les aider (vous ne pouvez pas voir facilement qui a besoin d’aide). Prévoyez donc suffisamment de temps pour votre atelier et/ou partagez l’animation avec d’autres personnes.

Oubliez la productivité – pour un moment – et pensez à la cohésion de l’équipe.

• En l’absence de machines à café et de couloirs pour bavarder, nous avons perdu des occasions de mieux nous connaître et, souvent, de trouver de nouvelles idées (ce que l’on appelle souvent aujourd’hui la sérendipité). Ainsi, il pourrait être bénéfique d’allouer suffisamment de temps pour permettre des conversations informelles et éviter de sauter de réunions en réunions sans avoir le temps de laisser notre cerveau vagabonder.

N’oubliez pas le plaisir et la fête !

Pour cette partie, je n’ai pas de véritable solution et je commence à me lasser des boissons « virtuelles » :-). Pourtant, j’apporte mon paquet de bonbons virtuels aux ateliers et j’espère que nous pourrons faire une grande fête à la fin de cette période pour que nous puissions nous réunir amicalement.

Prenez-le comme une opportunité !

Bien sûr, compte tenu de la situation actuelle, il est également bon de relâcher la pression et d’accepter qu’un atelier « non parfait » est également « suffisamment bon » dans le contexte. Chaque atelier a sûrement aidé à progresser vers l’objectif et à faire un petit pas d’amélioration. C’est l’essence même du Kai-Zen 改善 après tout, n’est-ce pas ?

Je suis également très heureux de savoir que, dorénavant, nous aurons tous un autre « atelier virtuel » prêt à utiliser une solution à laquelle nous n’aurions peut-être même pas pensé, avant d’être obligés de tout « virtualiser ».

Source : My 2 cents about Virtual Workshops | LinkedIn