Comme moi, en tant que profil avant-vente, vous avez peut-être constaté que répondre à un appel d’offres, avec une équipe à distance, peut se révéler complexe. On mobilise de l’énergie et des ressources dans des délais imposés. Parfois c’est un Sprint, de 3 à 4 semaines. Mais qu’on se le dise, souvent c’est un Marathon : les 5 premières semaines sont excitantes, la prise de conscience se fait entre 7 et 14 semaines (pour les plus longs), et vient ensuite la phase de découragement… (bon je n’ai jamais couru de Marathon).

Ça y est, la ligne de départ est franchie, il est temps de vous organiser en équipe et d’activer les bons relais.

Mais comment faire ? Vous allez devoir interagir avec des contributeurs qui ont une bande passante limitée, qui ont d’autres priorités ou urgences à gérer… Malgré tout, il va quand même falloir les embarquer !

Pour partager le même niveau d’information et pour engager les membres de cette équipe, vous seriez susceptible, à juste titre, de : créer un tableau blanc, mettre en place des points de synchronisation, des flux d’échanges d’informations (mail, chat) et bien d’autres encore.

Comment faites-vous dans un contexte de travail à distance ?

J’utilise, pour ma part, un tableau blanc mais virtuel. Je vous explique comment ! Voici 4 étapes clés d’une réponse à Appel d’Offres construite en équipe grâce aux fondamentaux du management visuel ( … du quoi ?).

Basé sur un concept anglo-saxon, le management visuel s’appuie sur la perception visuelle des informations. Il s’inspire notamment du Lean management une méthode d’organisation du travail et de gestion de la production qui cherche à limiter le gaspillage pour plus d’efficacité et de performance. Le management visuel vise à rendre l’information concrète, lisible, compréhensible et mémorisable.

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter cet article qui détaille les différents outils et méthodes pour le mettre en pratique.

Etape 1 : Examinez et synthétisez l’ensemble des documents

Quel que soit votre rôle dans ce processus (leader, rédacteur, contributeur, relecteur, …), il faut nécessairement avoir pris connaissance des documents fournis (Que dis-je ? De la montagne 🏔️ de documents fournis). En effet, il n’est pas toujours facile de lire entre les lignes et de décrypter le besoin de votre client. Or, sa bonne compréhension est ESSENTIELLE.

Alors, comment vous assurer que tous les acteurs de votre projet avant-vente ont le même niveau d’information ?

Le tableau blanc virtuel vous permet de partager une vue macro de ces informations, plus facile à comprendre et à s’approprier pour vos parties prenantes :

• Elaborez une cartographie des informations : le client, son besoin, les spécifications (techniques, fonctionnelles…), les modalités de réponses, le planning, les clés du succès ou au contraire les éléments éliminatoires … Si votre outil le permet, ajoutez-y les documents essentiels.
• Utilisez des pictogrammes✅, des logos, des couleurs, des formes🟠, des images… Tout ce qui permettra une meilleure lisibilité des informations (et des informations clés🗝️). Par exemple pour mettre en évidence : le planning de la remise de la réponse ou le processus de réponse à l’Appel d’Offres. Mon coup de ❤ ? Les GIF (ça interpelle, ça fait sourire, ça fait réagir) !

• Surtout, n’oubliez pas d’être pédagogue : indiquez clairement à vos contributeurs comment lire votre tableau blanc et comment participer ✏️ ! (#ToutEstDansLaConsigne)

Exemple de cartographie

Faut-il faire un ou plusieurs tableaux blancs ? Tout dépend de votre organisation. Personnellement je prône la transparence et je partage le même niveau d’information à l’ensemble des contributeurs. Chacun peut la consulter si besoin et ajouter sa pierre à l’édifice. J’interpelle ensuite les bonnes personnes sur la thématique qui les concerne.

Etape 2 : Co-construisez les pistes de réponse

Maintenant que tous les contributeurs ont accès à la bonne information, il est temps d’identifier les pistes de réflexion.

• Brainstormez en équipe à distance ! Il existe de nombreuses méthodes : value proposition canvas, remember the future, pensée inversée, design thinking, relais d’équipe… Choisissez celle qui vous convient le mieux, de préférence pas toujours la même afin de varier les plaisirs et stimuler toujours plus l’intelligence collective !

Exemple de Value Proposition Canvas

• Faites appel à TOUTES les parties prenantes. Vous vous dites « Oui, mais mon expert est à Singapour, le décalage horaire est trop important ! ». Vous me voyez venir là 🤭 ? Demandez-lui sa contribution en asynchrone, c’est-à-dire, en dehors des moments de réunions, et gagnez du temps. Mais attention à toujours donner les bonnes consignes (#ToutEstDansLaConsigne2)

Lorsqu’on travaille sur une réponse à appel d’offres, le plus difficile est souvent de prendre de la hauteur. Voir le projet et vos propositions sous un autre angle. Pour cela jouez avec les différents formats et les différentes vues à votre disposition. Le déclic se produit souvent à ce moment-là (#Eurêka).

Etape 3 : Elaborez votre stratégie de réponse

Toute la matière est là, il ne reste plus qu’à la consolider et valider l’axe stratégique de la réponse !

• Prenez des décisions en équipe. Nous savons tous que la prise de décision est toujours un moment épique. Soit personne n’ose prendre la parole ou au contraire tout le monde s’exprime en même temps. Pour cela, utilisez un outil qui vous permet de solliciter l’avis de votre équipe et de prendre une décision (avant, pendant ou après votre point de synchronisation).

Exemple de prise de décision 😅

• Faites un Kanban pour suivre l’état d’avancement (A faire, En cours, Fait, …) et attribuer les tâches (Qui, Pour quand, Niveau de criticité…)

Exemple de Kanban

N’oubliez pas que l’engagement de vos contributeurs passe aussi par la mise en place de rituels : des points de synchronisation courts et concis (daily, weekly) avec des objectifs précis, des sessions de questions/réponses, de l’information « à emporter » ou « consommer plus tard ».

Etape 4 – Rédigez votre réponse

L’étape de rédaction est une étape cruciale. Vous pensez ne plus avoir besoin de votre tableau blanc virtuel à cette étape ? Détrompez-vous ! Il peut vous permettre de co-construire de façon visuelle le contenu de votre proposition. Challengez-le ensuite avec les bons interlocuteurs.

…Et Klaxoon dans tout ça ?

Klaxoon c’est une suite d’outils collaboratifs qui améliore l’efficacité du travail en équipe. Ce que j’aime dans « Board Hybrid » (le tableau blanc virtuel) :

• toute l’information est accessible dans un seul espace de travail visuel
• nous pouvons interagir de façon synchrone tous ensemble ou en comité réduit (grâce à la visio-conférence et au partage d’écran intégrés)
• nous interagissons également en asynchrone (c’est-à-dire en dehors des temps de réunion) : chacun est libre d’avancer à son rythme et partage ses idées tout en ayant la visibilité complète du projet et de l’attendu
• nous prenons des décisions en équipe et nous gardons une traçabilité
• nous partageons tous types de documents, dans un seul endroit

Vous travaillez avec des externes ou des personnes qui n’ont pas de compte Klaxoon ? Pas de problème, on a pensé à tout, et c’est même gratuit pour les contributeurs ! Vous n’avez pas d’inspiration (ce n’est pas évident de partir d’une « feuille » blanche, ca arrive à tout le monde) ? La bibliothèque de template 📚est là pour vous aider.

D’ailleurs, si vous n’avez pas encore organisé vos vacances, … ce template peut aider !

PS : bonnes vacances à tous ! Si vous n’avez pas d’appel d’offres à boucler d’ici là 😉 !

Lucie